Podstawą wyboru firmy windykacyjnej powinna być jej solidność i skuteczność, doświadczenie rynkowe, forma i okres zapłaty oraz przewidywany okres zakończenia transakcji
Każda firma działająca na polskim rynku przynajmniej raz w swojej historii borykała się z problemem nierzetelnych kontrahentów i nieściągniętych należności.
Skuteczność samodzielnego dochodzenia należności zależy między innymi od tego, z jakim odbiorcami dostawca ma do czynienia. Gdy są to firmy mające silną pozycję na rynku, mogące pozwolić sobie na lekceważenie swoich dostawców, negocjacje bywają szczególnie trudne. Ważna jest wtedy technika, argumenty wykorzystywane w procesie negocjacji, a także doświadczenie w tego typu sytuacjach, którym nie zawsze dysponują pracownicy działów finansowych wyznaczeni ad hoc do ściągnięcia należności. Problem mogą także stanowić przyjazne stosunki pomiędzy pracownikami dostawcy i osobami reprezentującymi dłużnika, nawiązane w okresie wcześniejszej poprawnej współpracy. Znacznie utrudnia to stawianie żądań do szybkiej i bezwarunkowej zapłaty oraz daje dłużnikowi przewagę negocjacyjną nad dostawcą. Możliwość obrony przed takimi sytuacjami zapewnia firmie odpowiednie zarządzanie swoimi należnościami. Jeżeli jednak jest już na to za późno, coraz częściej okazuje się, iż ostatnią szansę na odzyskanie pieniędzy daje windykacja. W celu uniknięcia dodatkowych wysokich kosztów samodzielnej windykacji, ryzyka kolejnej porażki, a przede wszystkim dla przeciwdziałania samowoli dłużników, trudne dochodzenie należności można powierzyć doświadczonej firmie windykacyjnej.
Pośrednik z zaletami
Od strony technicznej windykację można prowadzić na dwa sposoby. Pierwszym jest dochodzenie roszczenia na drodze sądowej, gdzie sukces działania zależy od szybkości uzyskania tytułu egzekucyjnego oraz wskazania komornikowi majątku, który da gwarancje na odzyskanie należności. Drugim natomiast jest droga pozasądowa.
W obu przypadkach wyspecjalizowane firmy gwarantują większą skuteczność, wynikającą z doświadczenia, wypracowanych procedur, dostępu do baz danych i potencjalnych nabywców wierzytelności. Nie bez znaczenia jest również fakt, że w przypadku zlecenia dochodzenia roszczeń wyspecjalizowanej firmie, przedsiębiorca może się koncentrować na swojej podstawowej działalności.
Firmy windykacyjne najczęściej pobierają opłaty jako procent zwindykowanej kwoty oraz koszty postępowania sądowego i egzekucji komorniczej. Koszty sądowe i egzekucyjne nie są jednak bezpośrednim dla zlecającego, bowiem są one windykowane od dłużnika. Przez część firm są pobierane dodatkowo inne opłaty, np. za przyjęcie zlecenia, monitorowanie wierzytelności, ustalenie majątku do egzekucji komorniczej etc. Są to opłaty niezależne od samej procedury windykacji i stanowią dodatkowy koszt zlecającego. Rosnąca konkurencja na rynku sprawia jednak, iż pośrednicy obrotu wierzytelnościami coraz częściej odchodzą od tych wszystkich opłat dodatkowych.
Ważny jest wybór
Windykacją wierzytelności zajmuje się w Polsce nawet ponad 800 podmiotów gospodarczych, a w sumie około 6000 podmiotów gospodarczych ma w swojej ofercie usługi związane z windykacją wierzytelności. Stan taki jest oczywistym skutkiem braku regulacji prawnych obejmujących branżę windykacyjną. Jest więc oczywiste, że jak w każdej działalności gospodarczej, także i tu trafiają się firmy, delikatnie rzecz ujmując, niewiarygodne. Dlatego przed wyborem windykatora warto sprawdzić jego dossier. Podstawą powinna być solidność i skuteczność, doświadczenie rynkowe takiego podmiotu, forma i okres zapłaty oferowana przez tę firmę i przewidywany okres zakończenia transakcji. Warto też, jeśli to możliwe, porozmawiać z kontrahentami, którzy już korzystają lub korzystali z usług takiej firmy. „Zlecając windykację swoich należności, przekazujemy w obce ręce jakiś składnik naszego majątku”, przestrzega Piotr Główka, dyrektor handlowy warszawskiego Indosu. „W mojej pracy spotykam się co jakiś czas z wierzycielami, którzy oddali wierzytelność do windykacji, a następnie znaleźli się w sytuacji, że ich wierzytelność została zaspokojona, jednak odzyskane środki nie trafiły na rachunek wierzyciela, ale utknęły w firmie windykacyjnej.”
Należy więc bardzo ostrożnie podchodzić do nieznanych, małych, często jednoosobowych firm działających na lokalnym rynku. Większe firmy, działające od lat, są łatwiejsze do sprawdzenia.
Z czyich usług korzystać?
Pierwszym kryterium wyboru firmy windykacyjnej powinna być legalność stosowanych przez nią metod nacisku na dłużnika, nie mogą one wykraczać poza przepisy prawa. Łatwo jest sobie wyobrazić, do czego może dojść, gdy druga strona zostanie sprowokowana i również odważy się złamać prawo.
Drugie kryterium to techniki windykacyjne. Najlepsze rezultaty przynosi tzw. windykacja bezpośrednia. Niestety w Polsce przeważają „biura windykacyjne”, których pracownicy nie wychodzą zza biurka i ograniczają się do pisemnego monitowania dłużników. W wielu przypadkach same monity nie dają oczekiwanych rezultatów. „Należy unikać firm windykacyjnych, które stawiają na łatwy i czasami przypadkowy zysk bez angażowania swoich własnych sił i środków. Godni polecenia natomiast są ci, którzy w sprawie pieniędzy zleceniodawcy zastukają do drzwi dłużnika” dowodzi Anna Tłuściak, wiceprezes Euler Hermes Zarządzanie Ryzykiem.
Kolejnym ważnym parametrem jest renoma firmy na rynku, w tym także za granicą. Wybór firmy znanej nie tylko w Polsce, daje gwarancję, że podejmuje się współpracę z tymi, którzy mogą wylegitymować się zebranym doświadczeniem oraz sukcesami odniesionymi również w innych krajach.
Przy wyborze firmy windykacyjnej należy też zwrócić uwagę na możliwość uzyskania szerokiego, szybkiego i bezpośredniego dostępu do aktualnego stanu powierzonych spraw. W tzw. systemie online, można znaleźć informacje o wszystkich kontaktach nawiązanych przez negocjatorów z poszczególnymi dłużnikami. O każdej porze można sprawdzić ile pieniędzy zostało odzyskanych, a ile jeszcze pozostało do zwindykowania. Bez dostępu do tych informacji nie ma możliwości kontroli, czy powierzone sprawy są prowadzone w należyty sposób. Dzięki systemowi online, zleceniodawcy na bieżąco kontrolują prowadzone negocjacje i mogą także wpływać na strategię przyjętą wobec wybranego dłużnika.
Ważne jest także, aby firma windykacyjna działa w taki sposób, by jak najdłużej były utrzymywane pozytywne kontakty z dłużnikiem. To ważne, bo gdy pojawia się konieczność skierowania sprawy do windykacji, utrzymanie pozytywnych relacji z dłużnikiem jest wprawdzie zazwyczaj bardzo trudne, ale czasami też i niezbędne dla zwiększenia szans na odzyskanie pieniędzy. „Jeżeli firma windykacyjna potrafi działać tak, aby zleceniodawca jak najdłużej nie był w otwartym konflikcie z dłużnikiem, to rzeczywiście należy do krajowej czołówki” komentuje Anna Tłuściak.
Dużym atutem firmy windykacyjnej jest także własna kancelaria prawna. Wynika to z faktu, iż znaczna część windykacji nie kończy się polubownie. W sytuacji, gdy nie uda się uniknąć konieczności skierowania sprawy na drogę sądową, niezbędna jest profesjonalna obsługa prawna. Większości firm windykacyjnych korzysta z usług zewnętrznych kancelarii, co często wydłuża czas odzyskiwania należności.
Perspektywy przed „masówką”
Bardzo istotnym segmentem rynku obrotu wierzytelnościami stała się windykacja masowa. Praca na potocznie zwanej „masówce” polega na zarządzaniu bardzo dużymi pakietami wierzytelności, liczącymi kilka, kilkanaście czy nawet kilkadziesiąt tysięcy spraw. Firmy, które obsługują wierzytelności masowe muszą posiadać m.in. nowoczesne zaplecze technologiczne i informatyczne, rozbudowane call center i print house. Przy zarządzaniu takimi pakietami istotny jest czas, w krótkim okresie należy obsłużyć ogromną liczbę dłużników, oraz kontrola prowadzonych działań, np. efektywności negocjatorów. Oferta na kompleksowe zarządzanie dużymi pakietami wierzytelności kierowana jest przede wszystkim do korporacji, które posiadają indywidualnego klienta. Są to głównie banki, pośrednicy finansowi, ubezpieczyciele, telefonie, telewizje oraz szeroko rozumiane media.
„Według naszych badań największym potencjałem w zakresie wierzytelności masowych charakteryzują się banki. Część detaliczna w br. stanowić może ok. 44 proc. całego rynku. Są to przede wszystkim należności od osób fizycznych: pożyczki, kredyty (w tym hipoteczne), zadłużenie na koncie. Na uwagę zasługuje także branża telefoniczna, w skład której wchodzą zarówno operatorzy komórkowi, jak i stacjonarni. Szacujemy, iż w br. ok. 28 proc. należności możliwych do windykacji zewnętrznej od osób fizycznych pochodzić będzie z tej branży” komentuje Joanna Kaczyńska, dyr. Departamentu Marketingu iCentrum.
Pozostałe wierzytelności wynikają z sektora telewizyjnego, od operatorów kablowych i cyfrowych, ubezpieczycieli oraz od zakładów energetycznych i spółek gazowniczych. W przypadku tych branż średnie kwoty zadłużenia są stosunkowo niskie i wynoszą po kilkaset złotych. Do windykacji trafiają sprawy o różnym okresie przeterminowania, a nawet takie, które były już w obsłudze u innych agencji zewnętrznych.
B2B się rozwija
Poza firmami zajmującymi się obsługą wierzytelności masowych istnieją firmy, które swoją ofertę kierują bezpośrednio do przedsiębiorstw, czyli zarówno do producentów, jak i do dystrybutorów, między innymi do koncernów naftowych, wydawnictw, hurtowni, firm budowlanych, włókienniczych oraz firm zajmujących się obrotem i zarządzaniem nieruchomościami. Jest to dosyć trudny rynek, ponieważ proces odzyskiwania należności, które powstają przy obrocie business to business jest zazwyczaj długotrwały. Wymaga także bardzo dobrej obsługi prawnej. Ponadto zdarza się, że małe i średnie przedsiębiorstwa niechętnie zlecają firmie zewnętrznej usługę odzyskiwania należności. Z reguły próbują, w większości przypadków bezskutecznie, sami odzyskiwać należności. Jest to dość niebezpieczne, ponieważ czas ma bardzo duże znaczenie przy odzyskiwaniu zaległych kwot, a wysokie koszty postępowania sądowego i komorniczego często znacznie powiększają wartość zadłużenia.
„Największy udział procentowy w sektorze B2B stanowią wierzytelności banków, część korporacyjna. Według naszej opinii udział ten będzie się utrzymywał w kolejnych latach raczej na stałym poziomie ok. 32 proc. Oprócz tego warto zwrócić uwagę na branżę przetwórstwa przemysłowego, w skład której wchodzi m.in. produkcja artykułów spożywczych, maszyn, urządzeń i pojazdów (ok. 30 proc. w br.) oraz handel i naprawy (ok. 16 proc.). Są to dziedziny o największym potencjale, a przez to najbardziej atrakcyjne dla firm windykacyjnych, ale zarazem trudne do pozyskania” odnotowuje Joanna Kaczyńska.
Obowiązuje specjalizacja
Firmy windykacyjne coraz częściej kierują swoją ofertę do określonego segmentu rynku i specjalizują prowadzone przez siebie procesy windykacyjne. Istnieją firmy windykacyjne, które działają w określonych branżach, zajmują się wyłącznie wierzytelnościami masowymi lub wyłącznie wierzytelnościami od małych i średnich przedsiębiorstw. W ramach prowadzonej działalności oferują często kompleksową usługę dochodzenia roszczeń finansowych, monitoring należności przed i po terminie wymagalności, negocjacje polubowne, windykacja sądowa i komornicza oraz często kupno wierzytelności. Oprócz tego są podmioty świadczące stosunkowo wąski wycinek usług, jak odzyskanie, wycena czy sprzedaż składników majątkowych.
Marek Matusiak
Finansista nr 9-10, wrzesień-październik 2004, Raport-Profesjonalne zarządzanie należnościami, strona 24-26
Prezes Zarządu AOW Faktoring S.A. Absolwent Akademii Ekonomicznej w Krakowie. Ukończył program EMBA na Uniwersytecie Warszawskim i University of Illions at Urbana – Champagne. Autor licznych publikacji na temat faktoringu. Od 2020 pełni obowiązki członka Komisja Etyki Polskiego Związku Zarządzania Wierzytelnościami.